Фискальный накопитель: зачем он необходим и почему важно контролировать срок его действия

Зачем нужен фискальный накопитель в онлайн-кассе?

Современные кассы обеспечивают передачу данных о расчетах в налоговые органы в режиме реального времени. 

На своем пути информация проходит через несколько систем: сначала регистрируется на ККТ, после чего передается в ОФД, а после этого – в ФНС. На каждом этапе крайне важно обеспечить защиту данных от изменения и несанкционированного доступа. Для этого применяется многоуровневая система безопасности:

• в момент расчета фискальный накопитель сохраняет, шифрует фискальные данные, присваивает документу фискальный признак, после чего отправляет его в ОФД;
• ОФД сохраняет полученные данные в своей системе, проверяет их, повторно шифрует и направляет в ФНС;
• поступившие в ФНС сведения также сохраняются в защищенном виде.

Другими словами, фискальный накопитель отвечает за первичное шифрование и хранение всех данных о расчетах на кассе. Работа с кассой без ФН невозможна.

ФН регистрируется по серийному номеру для конкретной ККТ. Удалить данные с накопителя и использовать его повторно нельзя. Изменить информацию, записанную в ФН, также невозможно. 

ФН – одноразовый носитель информации о расчетах. После окончания срока действия ФН хранится у предпринимателя еще в течение 5 лет на случай проверок со стороны ФНС.

На какой срок рассчитан фискальный накопитель и от чего зависит выбор

Существует несколько производителей и моделей оборудования, но важно выбирать устройство из официального реестра ФНС. Сейчас на рынке представлены фискальные накопители двух вариантов: на 15 и на 36 месяцев.

Выбор подходящего варианта регулируется законодательством (п. 6 ст. 4.1 закона № 54-ФЗ) и не зависит от предпочтений пользователя.

ФН на 15 месяцев подходит для тех, кто:

• работает по общей системе налогообложения или совмещает общую систему с другими режимами;
• осуществляет сезонную деятельность;
• продает подакцизные товары;
• не передает информацию оператору фискальных данных (т.е. работает в областях, где отсутствует возможность подключения ККТ к интернету);
• является платежным агентом (субагентом).

ФН сроком на три года должны использовать все остальные представители бизнеса:

• те, кто оказывает услуги;
• компании и ИП на специальных режимах (УСН, ЕСХН, ПСН).

Срок действия ФН может закончиться раньше. Каждое устройство рассчитано в среднем на 250 000 документов. Организациям с большим количеством кассовых операций придется менять ФН чаще.

Кроме того, если осуществляется торговля подакцизными товарами, срок действия ФН сокращается до 410 дней (менее 14 месяцев).

Как узнать, что заканчивается срок фискального накопителя?

Контроль срока действия фискального накопителя – важная задача для любой организации, использующей онлайн-кассу.

О приближении окончания срока можно узнать несколькими способами:

• уведомление появляется в личном кабинете оператора фискальных данных примерно за 30 дней до окончания ресурса;
• соответствующее предупреждение отображается в отчетах о закрытии смены на кассе.

Что делать, если заканчивается срок действия фискального накопителя?

По истечении срока службы фискальный накопитель блокируется, и его необходимо заменить. Если этого не сделать, может наступить административная ответственность (штраф по ст. 14.5 КоАП РФ).

Для замены фискального накопителя в кассе необходимо:

• проверить, что все фискальные документы переданы в ОФД и отсутствуют непереданные чеки;
• закрыть смену и сформировать отчет о закрытии смены;
• сформировать отчет о закрытии фискального накопителя;
• извлечь старый фискальный накопитель и установить в кассу новый;
• сформировать отчет об изменении параметров регистрации кассы;
• перерегистрировать кассу в налоговой путем подачи заявления через личный кабинет налогоплательщика на сайте ФНС;
• обеспечить хранение использованного накопителя в течение 5 лет: его в любой момент может запросить налоговая для проверки. 

Перерегистрация кассы после замены фискального накопителя – это обязательно?

Да, это обязательный этап. Процедуру необходимо выполнить максимум на следующий день после замены ФН. Иначе через месяц ККТ будет снята с учета налоговой в одностороннем порядке.