Как зарегистрировать облачную кассу в налоговой в 2026 году: инструкция для ИП и ООО

Предприниматели, работающие с физическими лицами, обязаны применять онлайн-кассы при расчетах. В зависимости от формата бизнеса можно использовать стационарную ККТ или облачную кассу. Последняя особенно удобна для интернет-магазинов, онлайн-сервисов, курьерских служб, дистанционных услуг и т.д. О том, кому подходит облачная касса, мы писали в блоге ранее.

Перед началом работы любую кассу необходимо поставить на учет в Федеральной налоговой службе. Процедура регистрации облачной кассы в целом совпадает с регистрацией обычной ККТ, однако имеет ряд особенностей. Они связаны с дистанционным способом приема платежей без непосредственного контакта с покупателем и размещением кассового оборудования в дата-центре поставщика услуг.

В статье рассмотрим процесс регистрации облачной кассы на примере Облачной КОМТЕТ Кассы.

Порядок постановки облачной кассы на учет в налоговом органе: пошаговое руководство

Шаг 1: Подготовка

Перед обращением в налоговую службу для регистрации облачной кассы предпринимателю нужно оформить квалифицированную электронно-цифровую подпись (КЭП). Обращаем внимание, что для целей регистрации кассы подходит только квалифицированная выданная аккредитованным удостоверяющим центром.

Дальнейшие действия – подбор оборудования и подготовку к регистрации – полностью берет на себя КОМТЕТ Касса. Наши специалисты: 

1. Уточнят и проверят всю информацию, необходимую для регистрации ККТ.
2. Предоставят в аренду обновленную ККТ, соответствующую последним требованиям ФНС. Используемая нами модель «Терминал ФА» включена в реестр контрольно-кассовой техники и подходит для бизнеса, принимающего платежи онлайн или через курьеров.
3. Подберут фискальный накопитель (ФН) из реестра фискальных накопителей под ваш тип бизнеса, с учетом вашей СНО. 
4. Предложат на выбор бесплатную активацию услуг ОФД от наших ОФД-партнеров и сами активируют вам услуги ОФД.
5. Установят ФН в ККТ и подготовят кассу к регистрации в ФНС. 

Шаг 2: Подача заявления на регистрацию

Для постановки кассы на учет подается заявление по форме КНД 1110061 (утверждено приказом № ЕД-7-20/799@ от 08.09.2021). 

В 2026 году заявление можно заполнить и подать:

• при личном обращении в налоговую инспекцию,
• через личный кабинет индивидуального предпринимателя или юридического лица на сайте налоговой в разделе «Учет контрольно-кассовой техники»,
• через личный кабинет оператора фискальных данных в разделе «ККТ»,
• через Единый портал государственных и муниципальных услуг в разделе с соответствующей услугой.

На практике большинство ККТ регистрируются без посещения ФНС, одним из дистанционных способов.

В заявлении необходимо указать:

1. Технические сведения о модели кассы и фискального накопителя. Эту информацию предоставляет КОМТЕТ Касса.
2. Адрес расчетов (место установки ККТ). Для облачной кассы в этом поле указывается адрес дата-центра, в котором расположена облачная касса.
3. Место расчетов (наименование конкретной торговой точки, позволяющее идентифицировать место, где применяется ККТ). Место расчетов зависит от вида деятельности предпринимателя. В случае интернет-магазина это может быть домен сайта, в случае кассы для курьеров и выездных сотрудников ставится отметка «для выездной торговли».
4. ОФД, с которым заключен договор,
5. Особые параметры, касающиеся конкретного бизнеса.

Клиент сервиса КОМТЕТ Касса может подать заявление сам или делегировать этот процесс специалистам технической поддержки, которые проведут регистрацию в согласованное с клиентом время через личный кабинет ФНС. 

Если пользователь решает зарегистрировать кассу самостоятельно, он получает от сервиса КОМТЕТ Касса все необходимые данные через любой удобный для себя канал связи: чат, Телеграм, MAX или ВК.

Шаг 3: Получение регистрационного номера ККТ (РНМ) и его ввод в настройки онлайн-кассы

После проверки заявления налоговая служба присваивает кассе регистрационный номер. Статус рассмотрения заявления можно отслеживать в том сервисе, через который оно подавалось.

Полученный номер вместе с ИНН организации необходимо ввести в настройки кассы. Этот процесс называется фискализацией фискального накопителя, открытием фискального режима. 

Эта процедура выполняется специалистами сервиса КОМТЕТ Касса. Это страховка нашего клиента от возможной опечатки или ошибки при открытии фискального режима. Ведь цена ошибки = стоимости фискального накопителя (если его неправильно активировать, то повторно использовать уже нельзя и придется покупать новый).

Шаг 4: Формирование отчета о регистрации

После ввода РНМ касса формирует отчет о регистрации.

В соответствии с упрощенным порядком регистрации, действующим с 1 марта 2025 года, отчет автоматически уходит в налоговую через оператора фискальных данных. Дополнительно его подавать не нужно.

Однако в случае технических неполадок на стороне ФНС, чтобы не дожидаться завершения автоматического процесса, мы рекомендуем  отправить отчет в ФНС дополнительно вручную. Это необходимо сделать через тот канал коммуникации с ФНС, который изначально использовался для подачи заявления о регистрации.

Шаг 5: Получение карточки регистрации ККТ

Завершающим этапом является получение карточки регистрации кассы – официального подтверждения постановки ККТ на учет. После этого кассу можно полноценно использовать в расчетах.

Срок регистрации облачной кассы

С 01.03.2025 года срок оказания ФНС услуг по регистрации ККТ составляет пять рабочих дней (п.7 ст.4.2 Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ). Однако на практике процесс регистрации облачной кассы проходит гораздо быстрее: чаще всего всю процедуру можно завершить в рамках одного рабочего дня.