Инструкция по настройке интеграции между сервисами КОМТЕТ Касса и МойСклад через ЭДОК

Назначение и общая схема интеграции

1.1 Интеграция позволяет автоматически формировать электронные чеки на основании документов и событий в системе МойСклад. ЭДОК отслеживает настроенные статусы или команды и передает данные сервису КОМТЕТ Касса. Поддерживаются следующие сценарии:

• формирование первого чека на аванс или предоплату;
• формирование второго чека при передаче товара;
• зачет ранее полученного аванса или предоплаты;
• обработка полных и частичных отгрузок и возвратов;
• перевод документов в статусы успешной обработки или ошибки;
• сохранение ссылок на чеки в документах МойСклад;
• создание исходящего платежа для финансового контроля возврата, если эта функция включена.

1.2 Базовая последовательность фискализации: 

Получение денег → формирование первого чека

Отгрузка → формирование второго чека

Документ возврата (при необходимости) → формирование чека возврата → фактический возврат денег.

Документы МойСклад

Подготовка сервиса КОМТЕТ Касса

3.1. Регистрация и тестовая среда

3.1.1 Зарегистрируйте аккаунт по партнерской ссылке. Регистрация по этой ссылке позволяет сервису КОМТЕТ понять, что касса будет интегрирована с МойСклад через ЭДОК.

• Создайте тестовый магазин.
• Создайте тестовую кассу.
• Откройте параметры тестового магазина.
• Скопируйте ID магазина, секретный ключ и номер или параметр очереди.
• Сохраните реквизиты в защищённом месте и ограничьте доступ к ним.

3.2. Размещение кассы

3.2.1 Касса может быть облачной или размещаться в собственном офисе/серверной, на складе или в инфраструктуре стороннего провайдера. Выбор оборудования, способа размещения и поддерживаемого фискального регистратора согласуйте с технической поддержкой КОМТЕТ.

Установка ЭДОК в МойСклад

4.1 Войдите в аккаунт МойСклад.

4.2 Откройте раздел Решения.

4.3 Найдите приложение ЭДОК.

4.4 Установите приложение и предоставьте необходимые разрешения.

4.5 Перейдите в настройки ЭДОК.

Подключение к кассе

5.1 В настройках ЭДОК выберите КОМТЕТ Касса. Укажите ID тестового магазина, секретный ключ и номер очереди, проверьте значения и сохраните настройки.

5.2 Укажите адрес сайта дистанционной торговли и место расчетов в соответствии с регистрационными данными кассы. В качестве места расчетов может использоваться предусмотренный настройками юридический или фактический адрес офиса, склада либо подразделения, обрабатывающего заказы.

5.3 Выберите систему налогообложения и организацию продавца в МойСклад, от имени которой будут формироваться чеки. Организация в настройках интеграции должна совпадать с владельцем кассы и организацией во всех обрабатываемых документах.

Дополнительные поля и команды

6.1 Кассовую операцию можно запускать переходом документа в заданный статус или записью команды в строковое дополнительное поле. Создайте поле Команда печати чека в тех типах документов, где будут запускаться поддерживаемые операции, и выберите его в настройках ЭДОК.

6.2 Названия одноименных полей должны совпадать во всех типах документов. Поле Ссылка на авансовый чек в отгрузке не требуется. После создания сопоставьте каждое поле в настройках ЭДОК.

Логика запуска

Первый чек: получение предварительной оплаты

8.1 Первый чек формируется при получении денег до передачи товара. Основанием служит заказ покупателя или входящий платеж, в зависимости от бизнес-процесса и настроек ЭДОК.

8.2 Для заказа или входящего платежа настройте статус запуска, статусы успеха и ошибки, поле Ссылка на авансовый чек и при необходимости поле команды. Пример статусов: «Оплата получена — печать первого чека», «Первый чек напечатан», «Ошибка печати первого чека».

8.3 У покупателя должны быть указаны электронная почта или номер телефона. Если отсутствуют оба реквизита, документ будет переведен в статус ошибки. Его необходимо дополнить e-mail или телефоном до повторного запуска.

Второй чек: передача товара

9.2 Второй чек формируется в момент фактической передачи товара. Основанием служит документ Отгрузка. Перевод одного только заказа в статус выдачи не заменяет отгрузку: без связанного документа Отгрузка второй чек не формируется.

• Запуск по статусу отгрузки.
• Запуск по статусу связанного заказа — если сценарий поддерживается и настроен.
• Запуск по команде в дополнительном поле отгрузки.

9.2 Частичные отгрузки

9.2.1 Создайте отдельную отгрузку на каждую фактическую передачу.

9.2.2 Включите только передаваемые позиции и фактическое количество.

9.2.3 Запустите обработку по статусу или команде.

9.2.4 Проверьте итоговый статус, ссылку и содержимое чека.

9.2.5 Для следующей партии создайте новую отгрузку.

Возвраты

10.1. Возврат предварительной оплаты до передачи товара

10.1.1 Переведите заказ или входящий платеж в статус возврата либо укажите поддерживаемую команду - YR.

10.1.2 Убедитесь в наличии исходного чека предварительной оплаты.

10.1.3 Дождитесь формирования чека возврата.

10.1.4 Проверьте итоговый статус и поле Ссылка на чек возврата.

10.1.5 Отдельно выполните фактический возврат денег способом, соответствующим исходной оплате или иным регламентированным вашей офертой способом.

10.2. Возврат после передачи товара

10.2.1 Создайте документ Возврат покупателя на основании исходной отгрузки.

10.2.2  Укажите только фактически принятые назад позиции и их количество.

10.2.3 Проверьте цены, скидки, НДС и итоговую сумму.

10.2.4 Для маркированных товаров внесите коды маркировки ЧЗ.

10.2.5 Переведите документ в статус печати возвратного чека либо укажите поддерживаемую команду.

10.2.6 Проверьте ссылку и содержимое чека.

10.2.7 Выполните фактический возврат денег и зафиксируйте его в финансовом учете через документ Исходящий платеж или Расходный ордер для наличных денежных средств.

10.2.8 При частичном возврате документ должен содержать только возвращенные позиции. Сумма чека возврата должна соответствовать их фактической стоимости с корректным учетом скидок и НДС, а не полной сумме заказа.

10.2.9 Если покупатель отказывается от части товаров до их передачи и до формирования окончательного чека, включите в расчет только фактически переданные товары. Так как чек реализации уже сформирован на все товары, отказанные позиции оформите через Возврат покупателя и чек возврата.

10.3. Исходящий платеж

10.3.1 В ЭДОК доступна опция Создавать исходящий платеж, включите ее и задайте требуемый статус. Исходящий платеж используется для контроля выплаты, но сам по себе не возвращает деньги и не заменяет чек возврата. Финансовый контролер должен с определенной периодичностью проверять исходящие платежи в статусе, котором формирует их ЭДОК.

Повседневная работа

11.1 Создайте заказ и укажите правильную организацию.

11.2  Заполните у контрагента электронную почту или телефон.

11.3 После подтверждения оплаты выпустите первый чек по заказу или входящему платежу.

11.4 Проверьте итоговый статус, ссылку и содержание первого чека.

11.5 Создайте отгрузку на фактически передаваемые товары.

11.6 В момент передачи выпустите второй чек.

11.7 Проверьте ссылку, позиции и зачет предварительной оплаты.

11.8 При работе по статусам можно использовать групповые операции МойСклад. Сначала отработайте массовый сценарий на небольшом количестве тестовых документов.

Проверка результата

12.1 Документ получил статус успешной печати.

12.2 В соответствующем поле появилась ссылка.

12.3 Ссылка открывает нужный чек.

12.4 Организация, тип операции, товары, количество, цены, скидки и сумма указаны верно.

12.5 Корректны система налогообложения, НДС, способ и предмет расчета.

12.6 Правильно зачтены предоплата или аванс.

12.7 Указан контакт покупателя, а чек направлен по электронной почте или SMS.

12.8 Присутствуют фискальный признак и регистрационный номер кассы.

Работа с ошибками

13.1. Документ перешел в статус ошибки

13.1.1 Не создавайте новый документ и не повторяйте запуск немедленно.

13.1.2 Проверьте обязательные реквизиты документа и покупателя.

13.1.3 Сверьте организацию с подключенной кассой и системой налогообложения.

13.1.4 Проверьте телефон или электронную почту.

13.1.5 Проверьте товары, цены, скидки, НДС и итоговую сумму.

13.1.6 Проверьте тип чека, способ расчета и применимость команды.

13.1.7 Изучите журнал ЭДОК и результат в личном кабинете кассы.

13.1.8 Исправьте причину и только затем повторите статус или команду.

13.2. Ссылка не появилась

13.2.1 Подождите до 10 минут, затем проверьте тип и сопоставление дополнительного поля, статус документа, доступность кассы, номер очереди, права приложения и наличие чека в личном кабинете кассы. Если чек в кассе есть, а ссылки в документе нет, не запускайте повторную печать: сначала устраните ошибку записи ссылки.

13.3. В чеке неправильные данные

13.3.1 Редактирование документа в МойСклад не аннулирует сформированный фискальный чек. Определите тип чека и ошибку, остановите повторную продажу, согласуйте с бухгалтерией способ исправления, оформите необходимый возвратный или корректирующий документ в КОМТЕТ Кассе, исправьте настройки или исходные данные и только после проверки повторите операцию.

Статусы и права доступа

14.1 Создайте отдельные статусы запуска, успеха и ошибки для первого, второго и возвратного чеков, а также статусы Ожидание возврата денег и Деньги возвращены. Название должно однозначно показывать назначение статуса. 

14.2 Разрешите изменение технических статусов и команд только ответственным сотрудникам и проверенным сценариям автоматизации.

Тестирование перед запуском

15.1 Протестируйте сценарии:

• предоплата по заказу покупателя;
• аванс или предоплата по входящему платежу;
• второй чек по отгрузке;
• несколько частичных отгрузок по одному заказу;
• полный возврат предварительной оплаты до отгрузки;
• частичный и полный возврат после отгрузки;
• возврат маркированного товара, если применимо;
• ошибки при отсутствии контакта покупателя и при неправильной организации;
• повторная обработка после устранения ошибки;
• создание исходящего платежа, если функция используется;
• защита от повторного запуска.

15.2 Для каждого теста зафиксируйте исходный документ, статус или команду, время запуска, итоговый статус, ссылку, содержимое чека и сведения о фактической оплате или возврате.

Контрольные списки

16.1. Перед промышленным запуском

16.1.1 Проверьте:

• организация сопоставлена со своей кассой;
• указаны система налогообложения, сайт и место расчетов;
• созданы и сопоставлены поля ссылок и, при необходимости, поле команды;
• настроены раздельные статусы запуска, успеха и ошибки;
• настроены первый чек, отгрузка, зачёт оплаты и возвраты;
• определен порядок обработки исходящего платежа;
• выданы необходимые права;
• выполнены тестовые сценарии.

16.2. Перед каждым чеком в период отладки

16.2.1 Проверьте:

• Для первого чека: подтверждены оплата, сумма, организация, покупатель, контактные данные, признак предварительной оплаты, предмет расчета, НДС и запускающий статус или команда.
• Для второго чека: создана отгрузка, подтверждена передача, проверены позиции, количество, цены, связь с заказом, первый чек и тип зачета.
• Для возвратного чека: согласованы причина и объем возврата, выбран правильный документ, проверены позиции, сумма, скидки, НДС, связь с исходной операцией и способ фактического возврата денег.

Основные правила эксплуатации

17.1 Статус является командой для интеграции только тогда, когда он выбран в настройках.

17.2 Не устанавливайте технический статус до наступления соответствующего события.

17.3 Первый чек фиксирует получение денег; второй — передачу товара.

17.4 Второй чек формируется на основании отгрузки.

17.5 Чек возврата и фактический возврат денег выполняются раздельно.

17.6 После операции проверяйте статус, ссылку и содержание чека.

17.7 Не повторяйте запуск до завершения предыдущей обработки и проверки кассы.

17.8 Для частичной отгрузки или возврата указывайте только фактические позиции и количество.

17.9 Ошибочный чек нельзя исправить простым редактированием документа.

17.10 Любое изменение схемы сначала проверяйте в тестовой среде.

Юридически значимые параметры чека и порядок исправления фискальных ошибок необходимо согласовать с бухгалтерией или ответственным за кассовую дисциплину в вашей организации. Названия полей, перечень команд и функциональные ограничения следует сверить с актуальными версиями сервисов перед внедрением.